Czy dane ze skanowanych i drukowanych dokumentów są bezpieczne na dysku kserokopiarki?

W dobie cyfryzacji i rygorystycznych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) bardzo dużo uwagi poświęcamy zabezpieczeniu komputerów, serwerów firmowych oraz poczty e-mail. Często zapominamy jednak o urządzeniu, przez które codziennie przechodzą setki poufnych dokumentów: faktury, umowy handlowe, skany dowodów osobistych czy listy płac. Mowa o nowoczesnej kserokopiarce biurowej.

Większość zaawansowanych urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) posiada wbudowany wewnętrzny dysk twardy (HDD lub nowoczesny SSD). Czy dokumenty, które drukujesz, kopiujesz lub skanujesz, zostają na tym dysku? Tak, są tam tymczasowo lub stale zapisywane. Czy są tam bezpieczne? Odpowiedź brzmi: to zależy od konfiguracji i zabezpieczeń wdrożonych przez producenta.

W tym artykule wyjaśniamy, jak kserokopiarki przetwarzają dane na dyskach oraz jak wiodący producenci – tacy jak Konica Minolta, Develop i Sharp – dbają o to, aby Twoje poufne informacje nie wpadły w niepowołane ręce.

Dlaczego kserokopiarka zapisuje dane na dysku?

Zanim przejdziemy do systemów bezpieczeństwa, warto zrozumieć, po co urządzeniu w ogóle potrzebny jest dysk twardy. Nowoczesna kserokopiarka to w rzeczywistości wyspecjalizowany komputer. Dysk twardy jest jej niezbędny do:

• Przetwarzania dużych zadań: Kiedy drukujesz plik PDF mający kilkaset stron, urządzenie musi go „buforować” (zapisać na dysku), aby przetworzyć obraz i płynnie realizować wydruk.
• Obsługi funkcji skanowania: Zanim skan trafi na Twój e-mail lub do folderu w chmurze, jego cyfrowy obraz jest generowany i tymczasowo składany w pamięci dyskowej.
• Pamięci skrzynek użytkowników: Wiele firm korzysta z tzw. skrzynek użytkowników (User Boxes), gdzie stale przechowuje się np. czyste formularze czy szablony umów, by móc je wydrukować bezpośrednio z panelu maszyny.

Co dzieje się z tymi plikami po zakończeniu zadania? Bez odpowiednich zabezpieczeń, fizyczne fragmenty danych pozostają na dysku, dopóki nie zostaną nadpisane przez inne zadania. To rodzi ryzyko – zwłaszcza w przypadku kradzieży sprzętu lub oddania go po okresie leasingu.

Jak producenci chronią dane na dyskach?

Renomowani producenci sprzętu biurowego doskonale znają te zagrożenia, dlatego wyposażają swoje urządzenia w zaawansowane mechanizmy obronne. Zobacz, jak realizują to poszczególne marki:

Konica Minolta – Bezpieczeństwo z technologią bizhub SECURE

Konica Minolta to jeden z liderów w dziedzinie ochrony danych w środowisku biurowym. W ich flagowej serii urządzeń bizhub i-Series (np. modelach bizhub C251i czy bizhub 4750i) kwestie bezpieczeństwa traktowane są bezkompromisowo:

• Szyfrowanie dysków SSD/HDD: Wszystkie dane zapisywane na dyskach urządzeń Konica Minolta są automatycznie szyfrowane w czasie rzeczywistym za pomocą algorytmu AES 256-bit. Nawet jeśli ktoś fizycznie wymontuje dysk z kserokopiarki, po podłączeniu do komputera dane będą niemożliwe do odczytania bez unikalnego klucza przypisanego do płyty głównej maszyny.
• Automatyczne usuwanie danych (Overwriting): Urządzenia te posiadają funkcję natychmiastowego lub harmonogramowanego nadpisywania pamięci. Po zakończeniu drukowania lub skanowania, system automatycznie zapisuje losowe ciągi znaków (0 i 1) w miejscu, gdzie znajdował się plik dokumentu, co uniemożliwia jego odzyskanie.
• Ochrona Bitdefender: Wybrane modele posiadają wbudowany moduł antywirusowy Bitdefender, który na bieżąco skanuje pliki przesyłane do urządzenia, chroniąc sieć firmową przed infekcją z zainfekowanych dokumentów.

Develop – Bliźniacze bezpieczeństwo i standardy ineo SECURE

Urządzenia marki Develop (seria ineo) konstrukcyjnie i technologicznie wywodzą się z grupy Konica Minolta, co oznacza, że oferują identycznie wysoki standard ochrony danych w ramach pakietu ineo SECURE.

• Szyfrowanie i czyszczenie pamięci: Podobnie jak w bizhubach, maszyny Develop oferują zaawansowane szyfrowanie dysków twardych oraz pamięci nieulotnej.
• Blokada IP i filtrowanie portów: Develop kładzie ogromny nacisk na to, aby nikt nieautoryzowany z zewnątrz nie uzyskał dostępu do zawartości dysku kserokopiarki przez sieć firmową.
• Usuwanie danych po zakończeniu najmu: Dedykowane procedury serwisowe gwarantują, że w momencie zwrotu urządzenia poleasingowego, dysk jest całkowicie i nieodwracalnie czyszczony, co zostaje potwierdzone odpowiednim certyfikatem.

3. Sharp – Tarcza ochronna i moduły TPM

Japoński producent Sharp od lat słynie z wdrażania zaawansowanych systemów bezpieczeństwa informatycznego w swoich urządzeniach wielofunkcyjnych.

• Architektura bezpieczeństwa Sharp: Podobnie jak u konkurentów, standardem jest tu szyfrowanie AES 256 oraz automatyczne nadpisywanie danych po wykonanym zadaniu (nawet do 7-krotnego nadpisania zgodnie ze standardami wojskowymi).
• Moduł TPM (Trusted Platform Module): Sharp stosuje w wielu modelach sprzętowe szyfrowanie oparte na dedykowanym chipie TPM. Moduł ten bezpiecznie generuje i przechowuje klucze kryptograficzne. Dzięki temu klucz deszyfrujący dysk jest sprzętowo odizolowany od reszty systemu operacyjnego kserokopiarki.
• Biała lista oprogramowania (Firmware Attack Prevention): Kserokopiarki Sharp sprawdzają integralność swojego własnego systemu operacyjnego podczas każdego uruchomienia. Uniemożliwia to hakerom wgranie złośliwego oprogramowania, które mogłoby potajemnie zgrywać dokumenty z dysku i wysyłać je na zewnętrzne serwery.

Jak dodatkowo zabezpieczyć dane na kserokopiarce? Praktyczne porady od Copytec

Samo posiadanie nowoczesnej kserokopiarki z fabrycznymi systemami to połowa sukcesu. Równie ważna jest prawidłowa konfiguracja sprzętu w firmie. Oto kilka kroków, które warto podjąć:

• Zmień hasło administratora: To absolutna podstawa. Fabryczne hasła do paneli zarządzania kserokopiarkami (dostępne w instrukcjach obsługi w internecie) muszą zostać zmienione natychmiast po instalacji urządzenia w biurze.
• Wdróż autoryzację użytkowników: Połącz kserokopiarkę z kartami zbliżeniowymi pracowników lub kodami PIN. Dzięki temu dokumenty nie będą drukowane „w ciemno” i nikt nie powołany nie przejrzy zawartości skrzynek użytkowników na dysku.
• Zatroszcz się o aktualizację oprogramowania (Firmware): Podobnie jak system Windows czy smartfon, kserokopiarka wymaga regularnych aktualizacji oprogramowania układowego, które łatają nowo odkryte luki w bezpieczeństwie.
• Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia serwisu: Przy zakupie lub dzierżawie urządzenia poproś techników o uruchomienie funkcji stałego szyfrowania oraz automatycznego czyszczenia dysku po każdym zadaniu.

Podsumowanie

Czy dane na dysku kserokopiarki są bezpieczne? Tak, pod warunkiem, że korzystasz ze sprzętu renomowanych marek (Konica Minolta, Develop, Sharp) i zadbasz o jego odpowiednią konfigurację. Nowoczesne systemy szyfrowania oraz automatycznego nadpisywania danych sprawiają, że wyciągnięcie jakichkolwiek informacji z dysku twardego współczesnej kserokopiarki jest dla cyberprzestępców zadaniem praktycznie niewykonalnym.

W Copytec dbamy o to, aby instalowane przez nas urządzenia spełniały najwyższe standardy bezpieczeństwa IT i były w pełni zgodne z polityką RODO w Twojej firmie. Pomożemy Ci dobrać i skonfigurować sprzęt tak, aby Twoje firmowe tajemnice pozostały bezpieczne.